Inglés para personal administrativo: ¿imprescindible o recomendable?

¿Qué debe saber hacer el personal administrativo en inglés?

Las tareas del personal administrativo de una empresa son muy variadas, pero en términos generales, deberían ser capaces de ejecutar estas tareas tanto en español como en inglés:

• Recibir y gestionar llamadas telefónicas: deben conocer las expresiones más usadas por las personas nativas a la hora de atender llamadas telefónicas: saludos, ofrecimientos de ayuda, petición de información de contacto, despedida, etc.

• Recibir visitas: el lenguaje a emplear es el mismo que en las llamadas telefónicas, pero con la ventaja de que en persona es mucho más sencillo escuchar y entender al otro interlocutor.

• Comunicarse por escrito con clientes y compañeros: ya sea a través de email o redactando propuestas, documentos o informes, este perfil deberá manejar un buen nivel de inglés escrito, lo cual significa dominar tanto las expresiones formales de inglés para negocios como el vocabulario técnico específico del negocio en cuestión.

• Leer y analizar documentación en inglés: durante el desempeño de su trabajo debe consultar y recabar información de distintas fuentes: legislación, contabilidad, ofertas, pedidos, facturas, etc. Y mucha de esta información estará en inglés, por lo que hay que saber leerla, analizarla, y en muchos casos, traducirla y/o resumirla para informar a un colega o un superior.

Contenidos del curso de inglés para personal administrativo

Para poder desarrollar todas las habilidades comunicativas expuestas arriba, el personal administrativo de tu empresa debe conocer y manejar con soltura los siguientes contenidos del idioma inglés:

Gramática

Además de la gramática básica necesaria para tener un nivel mínimo del idioma (A1), el personal administrativo debería conocer una amplia variedad de adverbios para ampliar la información aportada con cada frase. También es interesante que aplique la voz pasiva allá donde sea conveniente, y aprenda a utilizar el estilo indirecto o “reported speech” para hablar de información que ha sido facilitada por un tercero.

Estructuras lingüísticas

Hay que tener en cuenta que el idioma inglés cuenta con unas expresiones y estructuras ligeramente diferentes al español, lo cual puede hacer que, si traducimos directamente una expresión del español al inglés, sonemos algo bruscos, o directamente no se nos entienda. En inglés la mayoría de las expresiones son más suaves y educadas que en español. “Please” es una palabra comodín para usar en cualquier momento, y expresiones como “Could you…” o “Would you mind if…” nos ayudarán a solicitar cosas a nuestro interlocutor de la mejor forma posible.

Fonética

Lo importante para poder desempeñar una labor como personal administrativo en inglés no es sonar como una persona nativa, sino entender y darse a entender por otros. Para esto, no es necesario imitar a la perfección un determinado acento, pero sí hay que poner el énfasis en una pronunciación correcta y clara. Esto va a ser imprescindible para poder ejercer bien el trabajo, ya que gran parte del inglés que se pone en práctica en estos perfiles es el inglés hablado.

Vocabulario técnico

El vocabulario a aprender en inglés para personal administrativo es muy variado, pero por indicar algunos ejemplos, deben ser capaces de comprender y/o usar expresiones relacionadas con la contabilidad, facturación, pedidos, reclamaciones, transporte, garantía, publicidad, etc.